Optica Viva kennenlernen
In diesem Artikel
Sie erhalten hier einen Überblick über die wichtigsten Bereiche von Optica Viva. Sie lernen die zentrale Struktur der Software kennen und erfahren, mit welchen Schritten Sie am besten starten, um Ihren Praxisalltag effizient zu organisieren.
Grundlagen
Optica Viva ist eine praxisorientierte Softwarelösung, die speziell für Heilmittelerbringende entwickelt wurde.
Ziel ist es, die administrativen Prozesse Ihrer Praxis so effizient wie möglich zu gestalten.
Dafür kombiniert die Software alle relevanten Bereiche – von Terminplanung über Dokumentation bis hin zu Abrechnung und Finanzübersichten – in einem zentralen System.
Die Startseite bildet das Dashboard, das Ihnen unter anderem Termine, Aufgaben und Erinnerungen auf einen Blick zeigt. Von dort aus können Sie direkt in die weitere Bereiche springen.
Hier finden Sie weitere Informationen zum Dashboard →
Dank der klaren Struktur und der aufgeräumten Navigation behalten Sie stets den Überblick, auch wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig mit der Software arbeiten.
Die wichtigsten Bereiche im Überblick
 | Dashboard: Dient als Startbildschirm und zentraler Überblick über den aktuellen Tag. Hier sehen Sie Ihre Termine, Aufgaben und Erinnerungen sowie relevante Hinweise für die Arbeit. |
 | Kalender: Verwaltung Ihrer Termine in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. Zusätzliche Kalender helfen, Abwesenheiten oder Ressourcen wie Räume und Fahrzeuge im Blick zu behalten. |
 | Aufgaben, Notizen, Dateien: Ein integriertes Organisationswerkzeug für To-Dos, Fristen und Wissensdokumente. Aufgaben können Mitarbeitern zugewiesen und nach Prioritäten sortiert werden. |
 | Patientenverwaltung: Sammelpunkt für Patientendaten, Rezepte, Gruppen und Geburtstagslisten. Alle relevanten Informationen lassen sich schnell abrufen und bearbeiten |
 | Rezeptverwaltung: Hier organisieren Sie alle ärztlichen Verordnungen zentral. Sie können Kassen-, Privat-, BG- und UK-Rezepte anlegen, deren Termine verwalten, Dokumentationen hinterlegen und den Abrechnungsstatus im Blick behalten. Jede Verordnung enthält Detailtabs für Termine, Verlauf, Dokumentation, Kostenvoranschlag und Rechnungen, sodass der gesamte Behandlungsprozess transparent abgebildet wird. |
 | Prüfung: Dieser Bereich unterstützt Sie bei der Qualitätssicherung. Offene Termine, fehlende Therapieberichte oder Wiedervorlagen werden automatisch aufgelistet, sodass nichts übersehen wird. Damit behalten Sie stets den Überblick über ausstehende Dokumentationen und Abrechnungen. |
 | Abrechnung: Unterstützung des gesamten Prozesses von der Kontrolle über die Taxierung bis hin zum Export. Sie haben jederzeit Einblick in offene oder abgeschlossene Vorgänge. |
 | Finanzen und Statistik: Dieser Bereich unterstützt Sie bei der Qualitätssicherung. Offene Termine, fehlende Therapieberichte oder Wiedervorlagen werden automatisch aufgelistet, sodass nichts übersehen wird. Damit behalten Sie stets den Überblick über ausstehende Dokumentationen und Abrechnungen. |
 | Verwaltung: Verwaltung von Benutzern, Tarifen, Anamnesen und Organisationskategorien. So richten Sie das System flexibel auf die Bedürfnisse Ihrer Praxis ein. Hier finden Sie weitere Informationen zur Verwaltung → |
 | Einstellungen: Hier passen Sie Optica Viva an Ihre Praxis an. Dazu zählen Praxisdaten, Abrechnungsparameter, Druckoptionen, Zahlungsarten oder Dienste wie SMS- und E-Mail-Erinnerungen. Hier finden Sie weitere Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten → |
Hinweis
Die einzelnen Bereiche sind über die linke Seitenleiste schnell erreichbar. Je nach Benutzerrolle (zum Beispiel Therapeut, Verwaltung, Inhaber) werden unterschiedliche Menüpunkte angezeigt. Hier finden Sie weitere Informationen zur Navigation →
Erste Schritte
Für den erfolgreichen Einstieg empfiehlt sich:
- Praxisdaten einrichten: Adresse, Bankverbindung und Kontaktdaten hinterlegen.
- Benutzer:innen anlegen: Mitarbeiter:innen hinzufügen, Rollen und Rechte definieren.
- Kalender konfigurieren: Öffnungszeiten, Feiertage und Ressourcen eintragen.
- Abrechnung vorbereiten: Tarife, Kassen, Zahlungsarten und Exportformate festlegen.
- Start mit Patienten und Terminen: Erste Patienten anlegen und Termine planen, um direkt mit dem Tagesgeschäft beginnen zu können.
Stand: 12/2025. Alle Angaben ohne Gewähr. Irrtümer, Fehler und Änderungen vorbehalten.