Einstellungen

In diesem Artikel

Der Artikel unterstützt Sie dabei, zentrale Bereiche von Optica Viva individuell an die Anforderungen Ihrer Praxis anzupassen. Er zeigt übersichtlich, wie Sie wichtige Grundfunktionen konfigurieren, um einen reibungslosen Ablauf im Alltag sicherzustellen.

Im Bereich Abrechnung legen Sie die wichtigsten Stammdaten für Ihre Praxis fest.

Grundzulassung
 

• Öffnen Sie über das Stiftsymbol rechts neben „Grundzulassung“ das Bearbeitungsfenster.

• Hinterlegen Sie die Leistungserbringergruppe (z. B. Krankengymnastik, Physiotherapie).

• Wählen Sie ggf. den Verband aus, sofern Ihre Praxis Mitglied ist.

• Tragen Sie die Steuernummer der Praxis ein.
   

Darüber hinaus können Sie entscheiden, wie Rechnungen nummeriert werden sollen: Rechnungen an Patienten (fortlaufend mit Jahreszahl oder Präfix) und Rechnungen an Organisationen (mit Präfix).
 

Speichern Sie alle Angaben, um die Einstellungen wirksam zu machen.

Einstellungen
 

Unter Einstellungen stehen ihnen weitere Optionen zur Verfügung: 
 

• Aktivieren Sie wenn gewünscht Preise für Mitarbeiter und Leistungen. Außerdem empfiehlt es sich zur einfacheren Organisation „Leistungen in Terminen“ zu aktiveren.

• Wählen Sie die gewünschten Zahlungsfristen sowie die Privatrechnungsdarstellung (detailliert oder zusammengefasst) aus.

Mahnwesen
 

Im Mahnwesen können Sie festlegen, wie Mahnungen und Zahlungserinnerungen gestaltet werden. Über das Stiftsymbol neben den jeweiligen Bezeichnungen lassen sich Fristen und Gebühren hinterlegen oder anpassen. Sie entscheiden, ob zusätzliche Kosten oder Gebühren erhoben werden sollen.

Institutionskennzeichen
 

Zum Anlegen eines Institutionskennzeichens (IK) klicken Sie auf das blaue Feld  „Neue Praxis IK“. Geben Sie die IK-Nummer und den Namen der Praxis ein.
 

Markieren Sie, ob es sich um die Haupt-IK ihrer Praxis handelt. Speichern Sie die Angaben.
 

Im Anschluss erscheint die IK mit Name und der Abrechnungsfunktion. Allerdings erst sobald Sie sich entschieden haben ob Direktabrechnung (Sie selbst als Praxis) oder ob die Abrechnung über ein Institut wie das Optica Abrechnungszentrum erfolgt.

Die 3 wichtigsten Dienste sind für Sie am Anfang: E-Mailversand, SMS-Versand und das Kassenbuch. Alle weiteren Dienste empfiehlt es sich nach dem Schnellstart separat einzustellen.

E-Mail
 

Öffnen Sie über das Stiftsymbol rechts neben „E-Mail“ das Bearbeitungsfenster. Aktivieren Sie den Dienst, geben Sie korrekten Absenderdaten und Terminerinnerungszeiten an und drücken auf „Speichern“.
 

SMS
 

Öffnen Sie über das Stiftsymbol rechts neben „SMS“ das Bearbeitungsfenster. Aktivieren Sie wenn gewünscht den Dienst. Benennen Sie den Absender.

Stellen Sie die gewünschte Stundenzahl der Terminerinnerung ein und wählen für ihre Praxis das monatliche SMS-Budget. Fügen Sie ihre Standard Emailadresse ein und setzen dann den Haken um die Kosten zu akzeptieren und klicken auf Speichern.

Kassenbuch
 

Öffnen Sie über das Stiftsymbol rechts neben „Kassenbuch“ das Bearbeitungsfenster. Setzen Sie die Kasse auf aktiv und klicken Sie auf Speichern. 
 

Klicken Sie auf das kleine grüne Feld neben dem Wort „Kassen“ und legen Sie eine „neue Kasse“ an. 
 

Geben Sie als Bezeichnung den Einsatzbereich an. Z. B. Bargeldkasse o. Ä.. Wählen Sie bitte den Kassenverwalter aus den Benutzern aus der Weisungsbefugnis hat. 

Falls eine Kasse in einem anderen System vorhanden war geben Sie den korrekten Anfangsbestand ein, setzen die Kasse auf einsatzbereit und klicken auf „Speichern“.

Im Bereich Druckeinstellungen können Sie das Layout Ihrer Praxisdokumente individuell festlegen.

Allgemein
 

Aktivieren Sie die für ihre Praxis zutreffenden Optionen. Es empfiehlt sich die Bankverbindung und den Girocode zu aktivieren, um die Zahlungsmoral der Patienten zu erhöhen.
 

Terminzettel
 

Aktivieren Sie die für ihre Praxis zutreffenden Optionen und wählen Sie das Format aus.

Briefpapier
 

Falls Sie eigenes Briefpapier besitzen können Sie hier die dementsprechenden Optionen auswählen und speichern.
 

Logo
 

Achten Sie auf das richtige Format und ziehen Sie die Datei in das dafür vorhergesehene Feld oder klicken auf den „Hochladen“ Button und laden über diesen Weg Ihr Logo hoch.

Kontenrahmen
 

Ändern Sie nur die einzelnen Nummern der Posten, wenn Ihre Steuerberatung dies ausdrücklich wünscht!
 

Zahlarten
 

Wählen Sie bitte die Zahlart aus die in Ihrer Praxis zur Verfügung steht. Damit ist später gewährleistet das Rechnungen etc. dem richtigen Rechenweg zugeordnet werden können.

Hinterlegen Sie hier die Stammdaten. Ohne diese kann der Praxisbetrieb nicht gewährleistet werden! Für den Reibungslosen Start sind die Felder Praxisdaten, Kalender & Termine, Hinweise & Prüfungen und Filialen zu bearbeiten

Praxisdaten bearbeiten
 

Öffnen Sie über das Stiftsymbol rechts neben dem Praxisnamen das Bearbeitungsfenster. Pflegen Sie alle vorhanden Daten, sowie Ihre Bankdaten ein und klicken Sie auf „Speichern“.
 

Kalender & Termine
 

Hier definieren Sie die Arbeitszeiten und Terminstrukturen.

Terminkalender
 

Legen Sie ihre individuellen Einstellungen fest. Es empfiehlt sich „iCAL-Anhang bei E-Mailversand“ zu aktivieren. Dann kann der Patient diese direkt in seinen Kalender übernehmen.
 

Eigene Termintypen
 

Neben den Grundeinstellungen können Sie selbst verschiedene Kategorien hinzufügen. Dies kann nach Praxisschwerpunkt sehr hilfreich sein.
 

Sonstige & Weitere Kalender

Wichtige Information zum Kalender:
 

• Abwesenheitskalender = Auflistung des gesamten Teams

• Urlaubskalender = Auflistung des jeweiligen aktiven Benutzers
   

Hinweise & Prüfungen
 

Aktivieren Sie alle 3 Hinweise und speichern Sie diese ab. Dies erleichtert ihn den Arbeitsalltag, da Sie diese Positionen über das Dashboard oder den Kalender bearbeiten können und nicht zwingend in die Patientenakte müssen.

Filialen
 

Geben Sie den gewünschten Buchstaben an und wählen aus, ob ausgewählte Therapeuten in allen Filialen im Kalender sichtbar sind. 

Unter Vorlagen stehen Ihnen viele verschiedene vorgefertigte Dokumente zur Verfügung. Diese können Sie bei Bedarf an Ihre bestehenden Dokumente anpassen. Im folgenden finden Sie eine Beschreibung wie Sie Vorlagen bearbeiten können anhand des Beispiels „Behandlungsvertrag Kassenpatient“:
 

Wählen Sie die Vorlage Behandlungsvertrag Kassenpatient per Mausklick aus. Jetzt können Sie bei Bedarf die Betreffzeile ändern. Änderungen im Textfeld können entweder über Fließtext oder Platzhalter dargestellt werden. 

Sollten sin in diesem Fall einen individuellen Patientenvertag vorliegen haben so können Sie z. B. aus einer Word- oder pdf-Datei die entsprechenden Passagen/ Paragraphen/ Punkte kopieren und in dieses Dokument einfügen. Kontrollieren Sie bitte über die Vorschau ob die Darstellung im Druckformat passt oder ob Sie dieses ändern müssen. Anschließend speichern Sie dieses ab.